Jak zacząć prowadzenie księgowości na własną rękę? Cztery kroki do osiągnięcia sukcesu

Prowadzenie księgowości to - w powszechnej opinii - podstawowy problem osób decydujących się na prowadzenie działalności gospodarczej. Mimo to, księgowość w jednoosobowej firmie nie musi spędzać sen z powiek. W dalszej części artykułu dowiesz się, jak się za to zabrać.

Kto może prowadzić księgowość na własną rękę?

Podczas zakładania firmy, niezbędne jest uzyskanie wpisu do CEIDG. W formularzu należy podać zarówno dane właściciela, jak i kwestie związane z samą księgowością - podmiot odpowiedzialny za za prowadzenie rozliczeń oraz miejsce przechowywania dokumentów. 

Co więcej - pole dot.  podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia można pozostawić puste, jeśli właściciel firmy planuje zajmować się rozliczeniami na własną rękę. Indywidualne prowadzenie księgowości nie wymaga certyfikatu lub zezwolenia. Mimo to, niezbędna jest wiedza. 

Jak zatem rozpocząć rozliczenia na własną rękę?

1. Przygotuj odpowiedni program księgowy 

Na samym początku należy znaleźć narzędzie do samodzielnego księgowania. Pozwala ono nie pomylić się, w przeciwieństwie do rozliczeń w... zeszycie. Warto zdecydować się na program zarówno offline, jak i online, który pozwala przyspieszyć i zautomatyzować pracę. Program powinien rozliczać daną działalność firmy, na zasadach ogólnych, bądź liniowo. Istnieją programy zarówno dla VAT-owców, sprzedaży zwolnionej z VAT, jak też i mieszanej.

Na samym początku należy odpowiednio skonfigurować program, tak aby obliczał podatki i generował dokumenty. W programie księgowym należy wpisać odpowiednie dane, takie jak:

• informacje o przedsiębiorcy (imię i nazwisko, NIP, adres, itp.),
• o podatkach (forma opodatkowania, okres rozliczania podatków),
• o składkach ZUS,
• dane z KPiR,
• dane o VAT (zapisy z ostatniej deklaracji VAT),
• informacje o posiadanych samochodach firmowych lub innych środkach trwałych.

2. Wystawianie faktur przychodowych

Kiedy wszystkie dane zostaną uzupełnione, należy rozpocząć wystawiać faktury. Każda z nich powinna zostać wypełniona w odpowiednim programie księgowym, bądź dodana do niego, kiedy przychód jest dokumentowany inaczej. Ważne jest też, aby program posiadał odpowiednie daty. 

Przychód rozlicza się w dacie wykonania usługi, bądź też dostarczenia towaru, jednakże nie później niż w dacie wystawienia faktury albo uzyskania zapłaty. Późniejsze rozliczenie może zmusić do dokonania korekt, a nawet ewentualnej zapłaty odsetek, czego warto unikać. 

3. Oznaczenie składek ZUS jako opłaconych

Należy pamiętać, iż 10. dnia każdego miesiąca upływa termin zapłaty składek ZUS. Są one brane pod uwagę przy obliczaniu podatków dochodowych tylko w przypadku ich opłacenia. Co więcej - należy zachować potwierdzenia zapłaty i oznaczyć je w programie księgowym. Jeśli nie zostaną oznaczone - wówczas program ich nie uwzględni.

4. Rozliczenie miesięczne 

Po zakończeniu miesiąca lub kwartału czas na rozliczenia. Dokonać tego można każdego dnia, jednak przed upływem 20. Wówczas upływa termin zapłaty zaliczki na podatki dochodowe. 

W tym też dniu należy wykonać kilka czynności:

- dodać wszystkie koszty - każdy wydatek, który może być kosztem trzeba zapisać w programie księgowym. Co ważne, należy dokładnie przepisać wszystkie dane z faktury, np. kwotę netto i VAT. Mimo to, nie każdy wydatek trzeba rozliczać, dlatego warto sprawdzić, które faktury podlegają pod koszty.

- wydrukować KPiR, jeśli wszystkie koszty zostaną sprawdzone i dodane, wówczas należy wydrukować księgę za miesiąc poprzedni do dnia 20. każdego bieżącego miesiąca.

- zapłacić podatki, których zaliczkę należy uiścić do 20. dnia miesiąca, a VAT do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

Warto mieć na uwadze, iż płatność jest konieczna, kiedy z rozliczeń wynika podatek do zapłaty. Program księgowy samodzielnie obliczy podatki, dlatego też nie ma powodów do obaw, iż wystąpią błędy.

- złożyć deklarację VAT

Na koniec należy złożyć deklarację VAT. Program księgowy sam je generuje na podstawie przychodów i wydatków, toteż wystarczy jedynie przekazać ją do urzędu skarbowego. Aplikacje takie jak inFakt.pl pozwalają użytkownikom wysłać deklarację VAT w formie elektronicznej do urzędu. Należy to zrobić do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. 

To wszystko! Odpowiednia wiedza pozwoli zatem prowadzić księgowość w swojej firmie na własną rękę.